Ideenwerkstatt
Bedarfe aus der Verwaltung werden hier zu Projekten
Wenn keine passende App existiert, beginnt die Arbeit hier. Ideen mit Rückhalt aus mehreren Kommunen nimmt das Lab in die Erprobung.
Aktuelle Ideen aus Kommunen
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Gästeverwaltung bei Veranstaltungen
Personen können sich über ein Online-Formular (bspw. ein FORMCYCLE Formular) anmelden, die Verwaltung der Gäste erfolgt dann aber wieder mit Medienbrüchen. Oftmals mit Excel und RPA. Es muss bei geladenen Gästen bspw. mit Hilfe einer Excel verglichen werden wer zu- oder abgesagt hat (oder ob bspw. eine Vertratung an der Veranstaltung teilnimmt). Es gibt papierbasierte Unterschriftenlisten als Anwesenheitsnachweis. Es müssen manuell Teilnahme Zertifikate erstellt werden. Und es gibt keine Möglichkeit Feedback der Teilnehmer direkt strukturiert auszuwerten.
Gewünschte Wirkung: Weniger Zeitaufwand (und damit Personalaufwand) bei der Vorbereitung & Durchführung von Veranstaltungen. Vermeidung von Fehlern (übersehen von Anmeldungen) Verbesserung der Qualität der Veranstaltungen.
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IT-Notfallmanagement
Eine App die alle Infos für das IT-Notfallmanagement (Runbook) bereithält und mittels Szenarien als Playbook
Gewünschte Wirkung: Weniger Suchzeiten und einfachere Verwaltung
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Zentrale digitale Mitarbeiter-, Wissens- und Serviceplattform
Heute müssen Mitarbeitende Informationen, Zuständigkeiten, Anleitungen, Formulare, laufende Anträge und Serviceanfragen in unterschiedlichen Systemen suchen und bearbeiten. Es gibt keinen zentralen Einstiegspunkt. Besonders mühsam ist die Suche nach der richtigen Information: Zuständigkeiten ergeben sich beispielsweise aus dem Aufgabengliederungsplan, fachliche Informationen aus verschiedenen Dokumenten oder dem BayernPortal, interne Anleitungen liegen an unterschiedlichen Ablageorten und Formulare sowie deren Bearbeitungsstände werden wiederum in separaten Anwendungen verwaltet. Dadurch entstehen Medienbrüche, Mehrfachpflege und unnötige Rückfragen. Mitarbeitende müssen häufig zunächst wissen, wo eine Information zu finden ist, bevor sie überhaupt nach der eigentlichen Antwort suchen können. Auch bei wiederkehrenden Prozessen wie Onboarding, Offboarding, Beantragung von Ausstattung oder IT- und Serviceanfragen müssen Informationen heute teilweise manuell zwischen verschiedenen Stellen und Systemen weitergegeben werden. Der besonders aufwendige Arbeitsschritt ist daher die Suche, Zusammenführung und Weitergabe von Informationen über mehrere Systeme hinweg.
Gewünschte Wirkung: Mitarbeitende sollen künftig über eine zentrale Plattform schnell und einfach auf alle für ihre Arbeit relevanten Informationen, Zuständigkeiten, Formulare, Anträge, Serviceleistungen und Wissensinhalte zugreifen können. Die Suche in verschiedenen Systemen und Ablagen soll reduziert, Informationen sollen besser miteinander verknüpft und Prozesse durchgängig digital unterstützt werden. Wiederkehrende Rückfragen und manuelle Abstimmungen sollen dadurch deutlich verringert werden. Ziel ist, Wissen zentral verfügbar zu machen, Zuständigkeiten transparent darzustellen und interne Verwaltungsprozesse wie Anträge, Serviceanfragen, Onboarding, Offboarding und die Ausgabe von Ausstattung effizienter und nachvollziehbarer abzuwickeln.
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Schadensmelder
Einen Schadenmelder für alle möglichen Schäden im Stadtgebiet, der einfach und schnell auch über Smartphone zu benutzen ist. Bisherige Schadensmelder ist oftmals umständlich und wird aus diesem Grunde nicht in der Häufigkeit verwendet. Statusmeldungen sollten angezeigt werden-
Gewünschte Wirkung: Schnellere Bearbeitung. schnellere Rückmeldung an Bürgerinnen und Bürger möglich. Genauer Standort wird mitgeteilt
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Nachbarschafts- und Seniorenhilfe-Vermittlung
Einkaufshilfe, Fahrdienst, Besuchsdienst. Anfrage und Helferpool, Koordination durch eine Person im Rathaus oder bei der Kirchengemeinde.
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Ideenmanagement: Vorschlag, Bewertung, Umsetzungsstatus, Prämie.
Die besten Verbesserungsvorschläge kommen von den Leuten, die die Arbeit täglich machen — der Bauhofmitarbeiter, der weiß, dass eine Tour anders gefahren schneller ginge; die Sachbearbeiterin, die sieht, dass ein Formular dreimal dieselbe Angabe abfragt. Nur haben diese Leute keinen Kanal dafür. Der Vorschlag wird beim Kaffee erwähnt, versickert, und wer ihn ein zweites Mal äußert, gilt als Nörgler. Formell existiert in vielen Kommunen ein „Betriebliches Vorschlagswesen" per Dienstvereinbarung mit Prämienregelung — aber praktisch nur als Papierformular in einem Ordner, das seit Jahren niemand ausgefüllt hat.
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Interne Schulungen & Pflichtunterweisungen
Nachverfolgung, wer welche Schulung wann absolviert hat; Erinnerungen an fällige Wiederholungen, zum Beispiel Datenschutz und Arbeitsschutz
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OnBoarding (Kommunal)
Am ersten Arbeitstag der neuen Kollegin ist der Schlüssel nicht bestellt, das IT-Konto nicht angelegt, der Dienstausweis fehlt und niemand weiß, wer die Sicherheitsunterweisung macht. Die Vorbereitung verteilt sich auf Hauptamt, Personalstelle, IT, Bauhof und Fachbereich — koordiniert wird sie über E-Mails, die jede Personalstelle bei jeder Einstellung neu schreibt. Bei fünf Einstellungen im Jahr fällt das kaum auf, bei dreißig wird es zum Dauerärgernis. Und beim Austritt passiert dasselbe rückwärts, nur schlimmer: Schlüssel und Zugänge bleiben oft jahrelang aktiv.
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Reklamationen Mülltonnen
Die Tonne wurde nicht geleert. Der Bürger ruft im Rathaus an, oft mehrfach, oft erst nachmittags. Die Sachbearbeiterin notiert es auf einem Zettel, ruft beim Entsorger an, der widerspricht („war voll überladen", „stand nicht am Straßenrand"), und niemand kann später rekonstruieren, was passiert ist. Bei Reklamationshäufungen in einer Straße fehlt jede Auswertung.
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Vereinsförderungs-Verwaltung
Digitale Erfassung, Prüfung und Statusverfolgung von Förder- und Zuschussanträgen für Vereine.
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Ehrenamtskarten-Verwaltung
Erfassung von Engagierten, Stundennachweis sowie Ausstellung von Ehrenamtskarten und Bescheinigungen.
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Raumbuchung (intern & Bürger)
Kalender und Buchungsanfragen für Bürgerhäuser, Sporthallen und Sitzungssäle; inklusive Bürgerverleih mit Kaution und Reinigungsprotokoll.
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Inventar-/Ausleihverwaltung
Verwaltung von Werkzeugen, Geräten und Ausstattung; Nachverfolgung, wer was ausgeliehen hat, inklusive Rückgabefristen. Zielgruppe: Kleine bis mittlere Kommunen, insbesondere Bauhof. Markteinschätzung: Kaum kommunale Speziallösungen.
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Sitzungsdienst kleine Gremien
Verwaltung von Tagesordnungen, Beschlüssen und Umlaufbeschlüssen für Ortschaftsräte und Ausschüsse. Zielgruppe / Kommunengröße: Kleine Kommunen, Ortsteile. Markteinschätzung: Große RIS-Systeme sind häufig zu komplex oder teuer für kleine Gremien.
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Winterdienst-Einsatzplanung
Streuplan, Fahrzeugzuordnung und Dokumentation durchgeführter Einsätze je Straßenabschnitt.Zielgruppe: Alle Größenklassen, insbesondere Bauhof.Markteinschätzung: Bestehende Fachverfahren vorhanden, aber häufig komplex oder teuer.
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Digitales schwarzes Brett
Zentrale Veröffentlichung interner Ankündigungen, Notfallhinweise und Events statt Rundmail.Zielgruppe: Alle Größenklassen.Markteinschätzung: Meist nur Modul großer Intranet-Suiten.
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Fundsachenverwaltung
Digitales Fundbüro mit Beschreibung, Fundort, Lagerort und Abholstatus. Zielgruppe / Kommunengröße: Alle Größenklassen. Markteinschätzung: Kaum schlanke Speziallösungen
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Verwahrentgelte & Kautionen
Verwaltung von Kautionen aus Vermietung und Verpachtung kommunaler Objekte: Einzahlung, Verzinsung und Rückzahlungstermin.
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Wiederkehrende Sondernutzungen
Jährlich neu zu genehmigende Aufsteller, Warenauslagen und Außengastronomie inklusive Gebühren.
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Kommunale PV-/Energieanlagen
Verwaltung je Dach mit Einspeisevergütung, Wartungsterminen und Ertragsübersicht.
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Kommunale Bürgschaften & Gewährleistungen
Verwaltung von Bürgschaften für Vereine, Wohnungsbaugesellschaften und Projekte mit Laufzeit und Risikohöhe
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Zuständigkeitsfinder und dynamische Telefonliste
„Wer macht was im Rathaus", nach Anliegen durchsuchbar, gleichzeitig interne Vertretungsregelung. Ersetzt die PDF-Organigramme, die seit 2019 nicht aktualisiert wurden.
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Hundekotbeutel-Bestandsmelder
Leere Hundekotbeutel-Spender werden häufig nur zufällig oder verspätet bemerkt. Bürgerinnen und Bürger wissen meist nicht, wo sie den Mangel melden können. Für die Gemeinde entstehen dadurch unnötige Kontrollgänge, Beschwerden und ein vermeidbarer zusätzlicher Verschmutzungsaufwand im öffentlichen Raum.
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