Neu im Katalog: Was die ZUGFeRDBox für Kommunen leistet

In Kommunalverwaltungen gehen Rechnungen häufig weiterhin als PDF oder als gescanntes Dokument ein. Für die strukturierte Weiterverarbeitung müssen Beschäftigte die enthaltenen Angaben bislang oft manuell übertragen und kontrollieren. Die ZUGFeRDBox unterstützt diesen Arbeitsschritt: Sie führt eine eingegangene PDF-Rechnung in einem klaren Prozess bis zur fertigen ZUGFeRD-Rechnung nach EN 16931.

Die Anwendung ist ein Produkt von AmtsWerk und wird über das AmtsWerk-Portal bereitgestellt. Sie richtet sich insbesondere an Kämmereien, Finanzbuchhaltungen sowie Beschäftigte in Fachämtern, die Rechnungen bearbeiten.

Von der PDF-Datei zur strukturierten Rechnung

Ausgangspunkt ist eine Rechnung im PDF-Format. Die KI von AmtsChat liest die darin enthaltenen Rechnungsdaten und Positionen aus. Die erkannten Werte werden anschließend als Vorschläge bereitgestellt. Dadurch erhalten die zuständigen Beschäftigten eine Grundlage für die weitere Bearbeitung, ohne sämtliche Angaben von Beginn an von Hand übertragen zu müssen.

Ergänzend zur KI-gestützten Erkennung führt die ZUGFeRDBox regelbasierte Prüfungen durch. Diese Prüfungen beziehen sich auf Pflichtangaben und Beträge. So verbindet die Anwendung die automatisierte Vorarbeit mit festgelegten Kontrollen.

Die Freigabe bleibt bei der Verwaltung

Die ZUGFeRDBox trifft keine abschließende Entscheidung über eine Rechnung. Erkannte Daten und Positionen gelten als Vorschläge. Die zuständige Person prüft die Angaben und erteilt die Freigabe. Erst danach wird die Rechnung ausgegeben.

Damit ist die Aufgabenverteilung eindeutig:

1. Die PDF-Rechnung wird in den vorgesehenen Prozess aufgenommen.
2. Die KI von AmtsChat erkennt Rechnungsdaten und einzelne Positionen.
3. Regelbasierte Prüfungen kontrollieren Pflichtangaben und Beträge.
4. Eine zuständige Person prüft die vorgeschlagenen Werte.
5. Nach der Freigabe erstellt die Anwendung die vorgesehenen Ausgabedateien.

Jeder Schritt wird dokumentiert und kann später nachvollzogen werden. Das unterstützt eine transparente Bearbeitung innerhalb der Verwaltung.

Welche Ergebnisse bereitgestellt werden

Für jede freigegebene Rechnung stellt die ZUGFeRDBox mehrere zusammengehörige Ergebnisse bereit:

• die ZUGFeRD-Rechnung als PDF,
• die zugehörige XML-Datei und
• einen Prüfbericht.

Damit stehen sowohl das Rechnungsdokument als auch die strukturierten Daten und die Informationen zur Prüfung zur Verfügung.

Eigener Arbeitsbereich und geregelte Zuständigkeiten

Eine Organisation erhält Zugang zur ZUGFeRDBox mit einem eigenen Arbeitsbereich. Innerhalb dieses Bereichs sind Rollen für die Bearbeitung und die Freigabe vorgesehen. So lassen sich die Tätigkeiten beim Erfassen, Kontrollieren und Freigeben voneinander abgrenzen.

Die Anwendung passt damit zu kommunalen Abläufen, in denen unterschiedliche Beschäftigte an der Rechnungsbearbeitung beteiligt sind. Sie unterstützt die fachliche Arbeit, während die Verantwortung für die Prüfung und Freigabe bei der Verwaltung verbleibt.

ZUGFeRDBox im AmtsWerk-Katalog

Die ZUGFeRDBox ist im AmtsWerk-Katalog verfügbar. Dort findest Du die Anwendung und weitere Informationen zum Zugang für Deine Organisation.

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