Neu im Katalog: RaumWerk organisiert die interne Raumbuchung

Besprechungsräume gemeinsam organisieren

Besprechungsräume werden in Kommunalverwaltungen häufig von verschiedenen Ämtern genutzt – teilweise verteilt auf mehrere Standorte. Neben den Beschäftigten, die einen Raum suchen, sind oft weitere Stellen an der Organisation beteiligt. Dazu zählen beispielsweise Sekretariate, Raumverantwortliche und der Hausdienst.

RaumWerk bringt die interne Suche, Buchung und Verwaltung von Besprechungsräumen in einer Anwendung zusammen. Damit unterstützt die Anwendung Stadtverwaltungen, Gemeinden und Landratsämter bei der Organisation ihrer vorhandenen Räume und der damit verbundenen Aufgaben.

Buchung in Outlook oder im Browser

Beschäftigte können Räume direkt im Rahmen ihrer Terminplanung auswählen und buchen. Dafür stehen zwei Zugänge zur Verfügung: RaumWerk lässt sich über Outlook nutzen oder im Browser aufrufen. So kann die Raumbuchung an die jeweilige Arbeitsweise angepasst werden.

Auch Sekretariate werden berücksichtigt. Sie können Buchungen nicht nur für sich selbst, sondern ebenso für andere Personen vornehmen. Das ist beispielsweise dann relevant, wenn Termine für Führungskräfte oder weitere Beschäftigte koordiniert werden.

Freigaben durch Raumverantwortliche

Nicht jeder Besprechungsraum kann ohne weitere Prüfung gebucht werden. Für Räume, bei denen eine Freigabe vorgesehen ist, können Raumverantwortliche die eingehenden Anfragen in RaumWerk bearbeiten. Die Buchung und die dazugehörige Entscheidung werden damit innerhalb derselben Anwendung abgebildet.

Die wichtigsten Funktionen für Beschäftigte und Raumverantwortliche sind:

• interne Suche nach Besprechungsräumen,
• Buchung über Outlook oder den Browser,
• Buchungen durch Sekretariate für andere Personen,
• Bearbeitung von Anfragen für Räume mit Freigabe.

Aufträge für den Hausdienst

Mit einem gebuchten Termin können Aufgaben für den Hausdienst verbunden sein. RaumWerk stellt dem Hausdienst die zugehörigen Aufträge bereit. Damit umfasst die Anwendung nicht nur die eigentliche Reservierung, sondern auch Aufgaben, die im Zusammenhang mit dem gebuchten Raum und Termin stehen.

Beschäftigte, Raumverantwortliche und Hausdienst arbeiten dabei jeweils mit den Informationen und Aufgaben, die zu ihrer Rolle im Buchungsprozess gehören. RaumWerk führt diese Beteiligten rund um die interne Nutzung von Besprechungsräumen zusammen.

Überblick über die Raumnutzung

Neben den laufenden Buchungen bietet RaumWerk Auswertungen zur Nutzung der Räume. Die Verwaltung erhält dadurch einen Überblick darüber, wie ihre Besprechungsräume genutzt werden. Das gilt auch für Verwaltungen, in denen mehrere Ämter auf Räume zugreifen oder Besprechungsräume an verschiedenen Standorten liegen.

RaumWerk deckt damit mehrere zusammengehörige Bereiche ab:

• Suche und Buchung interner Besprechungsräume,
• Verwaltung von Freigaben,
• Bereitstellung zugehöriger Aufträge für den Hausdienst,
• Auswertungen zur Raumnutzung.

Für Kommunalverwaltungen mit gemeinsam genutzten Räumen

Die Anwendung richtet sich an Stadtverwaltungen, Gemeinden und Landratsämter. Sie ist insbesondere für Verwaltungen relevant, in denen Räume von unterschiedlichen Ämtern genutzt und Buchungen von mehreren beteiligten Stellen bearbeitet werden.

RaumWerk ist im AmtsWerk-Katalog zu finden. Dort erhältst Du weitere Informationen zur Anwendung: RaumWerk im AmtsWerk-Katalog ansehen.