Neu im Katalog: Hausmeister Digital für kommunale Liegenschaften

Regelmäßige Gebäudebegehungen gehören in vielen kommunalen Liegenschaften zum Arbeitsalltag. Hausmeister und Gebäudeverantwortliche prüfen dabei festgelegte Punkte, halten Auffälligkeiten fest und stoßen bei Bedarf weitere Schritte an. Werden die Ergebnisse auf Papier notiert, müssen sie häufig später übertragen oder über verschiedene Kanäle weitergegeben werden.

Hausmeister Digital bildet diesen Ablauf digital ab. Die Web-App stellt Begehungslisten mobil bereit, ermöglicht die Dokumentation direkt am jeweiligen Prüfschritt und führt die Informationen zentral zusammen. Die Anwendung ist im AmtsWerk-Katalog verfügbar.

Begehungslisten direkt am Einsatzort bearbeiten

Für ein Gebäude hinterlegte Kontrolllisten lassen sich auf dem Smartphone, Tablet oder Computer aufrufen. Während der Begehung arbeiten Hausmeister und Gebäudeverantwortliche die vorgesehenen Prüfpunkte ab. Beobachtungen müssen dadurch nicht zunächst handschriftlich festgehalten und später in eine Tabelle oder ein anderes System übertragen werden.

Die Checklisten können je nach Gebäude, Gebäudeteil oder Nutzungsart angepasst werden. Damit lassen sich unterschiedliche Anforderungen in Rathäusern, Schulen, Kindertagesstätten, Sporthallen, Verwaltungsgebäuden, Bauhöfen und weiteren kommunalen Liegenschaften berücksichtigen. Gleichzeitig unterstützt die Anwendung einheitliche Abläufe für regelmäßig wiederkehrende Kontrollen.

Mängel am betreffenden Prüfschritt erfassen

Wird bei einer Begehung ein Mangel festgestellt, kann er direkt am zugehörigen Prüfschritt dokumentiert werden. Je nach Ausgestaltung können dabei folgende Angaben erfasst werden:

• eine Beschreibung des Mangels,
• die Dringlichkeit,
• Fotos,
• der Standort innerhalb des Gebäudes sowie
• eine zuständige Person oder Organisationseinheit.

So bleiben die Informationen mit dem konkreten Kontrollpunkt verbunden. Das erleichtert die weitere Bearbeitung und reduziert Rückfragen, die bei getrennten Papiernotizen, E-Mails oder telefonischen Meldungen entstehen können.

Offene und erledigte Aufgaben im Blick behalten

Der Bearbeitungsstatus eines erfassten Mangels bleibt für berechtigte Beteiligte sichtbar. Die Verwaltung kann dadurch nachvollziehen, welche Kontrollen bereits erfolgt sind, welche Mängel noch offen sind und an welchen Stellen Handlungsbedarf besteht. Auch Zuständigkeiten werden transparenter, wenn sie unmittelbar mit einem Vorgang erfasst sind.

Wiederkehrende Begehungen lassen sich nach festen Intervallen vorbereiten und auswerten. Das unterstützt die einheitliche Organisation regelmäßiger Aufgaben und erleichtert ihren Nachweis. Statt Informationen aus unterschiedlichen Ablagen zusammenzutragen, steht ein zentraler Überblick über Kontrollen, Mängel und Bearbeitungsstände zur Verfügung.

Nutzen für Hausmeister und Verwaltung

Für Hausmeister und Gebäudeverantwortliche liegt der praktische Vorteil vor allem in der unmittelbaren Dokumentation am Einsatzort. Kontrolllisten sind auf dem mobilen Endgerät verfügbar, Mängel können direkt beschrieben und bei entsprechender Ausgestaltung durch Fotos ergänzt werden. Eine spätere Übertragung handschriftlicher Beobachtungen entfällt.

Für die Verwaltung verbessert sich der Überblick über den Zustand der bearbeiteten Prüfpunkte und die daraus entstandenen Aufgaben. Informationen werden zentral erfasst, Bearbeitungsstände bleiben nachvollziehbar und wiederkehrende Abläufe lassen sich strukturiert organisieren. Medienbrüche zwischen Papierlisten, E-Mails, Telefonaten und Tabellen werden reduziert.

Für unterschiedliche kommunale Liegenschaften

Hausmeister Digital richtet sich an Kommunen, die Gebäudekontrollen digital organisieren und nachvollziehbar dokumentieren möchten. Durch anpassbare Checklisten kann die Anwendung verschiedene Gebäude, Gebäudeteile und Nutzungsarten abbilden. Sie verbindet die Arbeit vor Ort mit einem zentral verwalteten Ablauf für Kontrolle, Mängelerfassung und Bearbeitung.

Weitere Informationen zur Anwendung findest Du im AmtsWerk-Katalog unter Hausmeister Digital. Anbieter ist die AmtsWerk GmbH.