Neu im Katalog: KommunalDesk bündelt kommunale Vorgänge

Eine gemeinsame Arbeitsliste für verschiedene Eingangskanäle

Kommunale Anliegen erreichen die Verwaltung über unterschiedliche Wege. E-Mails, digitale Formulare und manuell aufgenommene Sachverhalte müssen anschließend gesichtet, zugeordnet und bearbeitet werden. KommunalDesk bündelt diese Eingänge in einer zentralen Arbeitsliste und führt die für die weitere Bearbeitung benötigten Informationen zusammen.

Neue Anliegen können aus E-Mails, Formcycle-Formularen oder durch manuelle Erfassung in die Anwendung gelangen. Beschäftigte prüfen und priorisieren die Vorgänge, ordnen sie einer zuständigen Person oder einem Fachbereich zu und dokumentieren den jeweiligen Bearbeitungsstand.

Jeder Vorgang enthält Angaben zum Sachverhalt, zum Eingangskanal, zur Zuständigkeit, zum Fachbereich, zur Priorität, zur Frist und zum Status. Damit entsteht eine einheitliche Grundlage für die weitere Bearbeitung – unabhängig davon, über welchen Kanal ein Anliegen eingegangen ist.

Vorgänge gezielt finden und strukturiert bearbeiten

Such- und Filterfunktionen helfen Dir, die Arbeitsliste nach dem aktuellen Bedarf zu ordnen. Vorgänge lassen sich unter anderem nach Zuständigkeit, Status, Frist, Eingangskanal und Vorgangsart filtern. Das erleichtert sowohl die persönliche Arbeitsorganisation als auch den Überblick über Aufgaben in einem Fachbereich.

In der Detailansicht gliedert KommunalDesk die Bearbeitung in die Schritte Verstehen, Zuordnen und Rechtsgrundlage. Relevante Informationen und Bearbeitungsschritte befinden sich damit an einer Stelle. Das kann Medienbrüche zwischen Eingang, Zuordnung und fachlicher Bearbeitung reduzieren.

Fristen und Handlungsbedarf im Blick behalten

Der Fristenmonitor stellt anstehende Aufgaben nach ihrer zeitlichen Dringlichkeit dar. Er unterscheidet zwischen:

• überfälligen Vorgängen,
• heute und morgen fälligen Aufgaben,
• Wochenfristen sowie
• Vorgängen mit längerem Vorlauf.

Sachbearbeitende und Führungskräfte können so erkennen, wo aktueller Handlungsbedarf besteht. Der jeweilige Vorgang lässt sich direkt aus der Fristenansicht öffnen. Zuständigkeiten, Fristen und Bearbeitungsstände werden dadurch gemeinsam sichtbar.

Rechtsgrundlagen suchen und mit Vorgängen verknüpfen

Eine integrierte Gesetzesbibliothek enthält Rechtsnormen der Europäischen Union, des Bundes und der Länder. Du kannst nach Normen, Titeln und Stichwörtern suchen, die Ergebnisse nach Rechtsebene filtern und Gesetzestexte öffnen. Einschlägige Rechtsgrundlagen lassen sich anschließend mit dem jeweiligen Vorgang verknüpfen.

Darüber hinaus können Verwaltungen eigene Rechtsgrundlagen und kommunales Ortsrecht ergänzen und verwalten. So stehen sowohl übergeordnete Normen als auch örtliche Regelungen für die Bearbeitung zur Verfügung.

KI-Unterstützung mit fachlicher Prüfung

KommunalDesk bietet eine DSGVO-konforme KI-Unterstützung. Sie analysiert Vorgangsinhalte und kann:

• Sachverhalte zusammenfassen,
• Anliegenkategorien erkennen,
• fehlende Angaben identifizieren sowie
• einschlägige Paragrafen und Absätze vorschlagen.

Die Ergebnisse sind ausdrücklich als Vorschläge gekennzeichnet. Die zuständige Person prüft und bestätigt sie. Die fachliche und rechtliche Entscheidung verbleibt damit bei der Verwaltung.

Formcycle-Eingänge strukturiert übernehmen

Zum Leistungsumfang gehört ein Formcycle-Formular-Template für standardisierte digitale Eingänge. Formularinhalte und Anhänge werden strukturiert in die Arbeitsliste übernommen. Dort stehen sie unmittelbar für die Zuordnung und Bearbeitung bereit. Eine zusätzliche manuelle Übertragung zwischen Formular und Arbeitsumgebung kann dadurch entfallen.

Für Sachbearbeitung, Führung und Prozessverantwortung

KommunalDesk richtet sich an kommunale Beschäftigte, die Eingänge bearbeiten, sowie an Führungskräfte und Prozessverantwortliche, die Transparenz über Fristen, Zuständigkeiten und Bearbeitungsstände benötigen. Die zentrale und auswertbare Datengrundlage unterstützt dabei, Abläufe kanalübergreifend nachzuvollziehen und Arbeitsstände einheitlich zu betrachten.

KommunalDesk ist verfügbar und im AmtsWerk-Katalog unter KommunalDesk zu finden.